5 Dokumen Freight Forwarding: Panduan Pengiriman Internasional

muatmuat — Dokumen Freight Forwarding : Dunia perdagangan internasional penuh dengan peluang dan petualangan, namun bagi para pemula, lautan dokumen yang menyertainya bisa terasa bagaikan badai yang menantang. Di sinilah peran freight forwarder, sang navigator berpengalaman yang siap memandu Anda melewati lautan dokumen dan mengantarkan barang Anda ke tujuan dengan selamat.

Namun, sebelum memulai perjalananan, penting untuk memahami peta dokumen yang akan Anda temui. Postingan blog ini akan menjadi kompas lengkap Anda, mengupas tuntas berbagai dokumen yang diperlukan untuk freight forwarding, mulai dari yang umum hingga yang jarang di bahas.

Dokumen Freight Forwarding

Dokumen merupakan kunci untuk membuka gerbang perdagangan internasional. Tanpa dokumen yang lengkap dan akurat, proses pengiriman barang bisa terhambat, bahkan terhenti. Berikut adalah beberapa dokumen penting yang di perlukan untuk freight forwarding:

1. Commercial Invoice:

• Fungsi: Bukti transaksi yang memuat informasi penting tentang nilai barang, pembeli, dan juga penjual.
• Isi:
  • Nama dan alamat pembeli dan penjual
  • Deskripsi barang yang detail (jenis, jumlah, berat, dan juga dimensi)
  • Nilai barang (FOB, CIF, dan juga CFR)
  • Syarat pembayaran
  • Incoterms (International Commercial Terms)
• Tips:
  • Pastikan semua informasi akurat dan lengkap.
  • Gunakan format yang sesuai dengan standar internasional.
  • Terjemahkan invoice ke bahasa Inggris jika diperlukan.

2. Packing List:

• Fungsi: Daftar rinci barang yang dikemas, untuk kemudian membantu dalam pemeriksaan bea cukai dan memastikan semua barang diterima dengan benar.
• Isi:
  • Nomor kotak/koli
  • Deskripsi barang
  • Jumlah barang
  • Berat dan dimensi barang
  • Marka dan nomor
• Tips:
  • Buat packing list yang terstruktur dan mudah dibaca.
  • Pastikan semua informasi akurat dan konsisten dengan commercial invoice.

3. Bill of Lading (B/L):

• Fungsi: Bukti kontrak antara pengirim dan freight forwarder, menyatakan bahwa barang telah diterima untuk pengiriman.
• Jenis B/L:
  • Straight B/L: B/L yang tidak dapat dinegosiasikan, hanya ditransfer kepada penerima yang tertera di B/L.
  • Negotiable B/L: B/L yang dapat dinegosiasikan dan ditransfer kepada pihak lain dengan penyerahan B/L asli.
• Isi B/L:
  • Nama dan alamat pengirim dan penerima
  • Deskripsi barang
  • Jumlah barang
  • Berat dan dimensi barang
  • Pelabuhan muat dan bongkar
  • Freight charges
  • Incoterms
• Tips:
  • Pilih jenis B/L yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
  • Pastikan semua informasi akurat dan konsisten dengan dokumen lainnya.

4. Letter of Credit (L/C):

• Fungsi: Instrumen pembayaran yang digunakan untuk memastikan pembayaran barang.
• Isi L/C:
  • Nama dan alamat pembeli dan penjual
  • Deskripsi barang
  • Nilai barang
  • Syarat pembayaran
  • Bank yang terlibat
  • Dokumen yang diperlukan
• Tips:
  • Pastikan L/C diterbitkan oleh bank yang terpercaya.
  • Pahami semua syarat dan ketentuan L/C dengan cermat.

5. Sertifikat Asal:

• Fungsi: Menyatakan asal barang, berguna untuk mendapatkan tarif bea masuk yang preferensial.
• Penerbit: Kamar Dagang dan Industri.
• Isi:
  • Deskripsi barang
  • Negara asal barang
  • Nama dan alamat eksportir dan importir
• Tips:
  • Pastikan sertifikat asal ditandatangani dan distempel oleh otoritas yang berwenang.

Dokumen Lainnya:

• Dokumen untuk barang berbahaya: Material Safety Data Sheet (MSDS), Dangerous Goods Declaration
• Dokumen untuk hewan hidup: Sertifikat Kesehatan Hewan, Izin Impor Hewan
• Dokumen untuk karya seni: Sertifikat Asal, Izin Ekspor/Impor Karya Seni
• Dokumen khusus untuk negara tujuan: Periksa dengan kedutaan besar atau konsulat negara tujuan untuk mengetahui persyaratan spesifik.

Tips Memahami Dokumen Freight Forwarding:

• Pahami fungsi dan isi setiap dokumen.
• Gunakan format yang sesuai dengan standar internasional.
• Pastikan semua informasi akurat dan konsisten.
• Terjemahkan dokumen ke bahasa Inggris jika diperlukan.
• Hubungi freight forwarder untuk mendapatkan bantuan.

Dengan memahami dan mempersiapkan dokumen yang diperlukan dengan baik, Anda dapat memastikan kelancaran proses freight forwarding dan mengantarkan barang Anda ke tujuan dengan aman dan efisien.

Cara Membuat Dokumen Freight Forwarding

Membuat dokumen freight forwarding yang akurat dan lengkap merupakan langkah krusial untuk memastikan kelancaran dan keamanan pengiriman barang Anda. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda membuat dokumen yang diperlukan, contohnya:

1. Commercial Invoice:

• Gunakan kop surat perusahaan Anda.
• Cantumkan nama dan alamat lengkap pembeli dan penjual.
• Buat deskripsi barang yang detail dan akurat, termasuk jenis, jumlah, berat, dan juga dimensi.
• Nyatakan nilai barang dengan jelas (FOB, CIF, CFR).
• Sertakan syarat pembayaran yang disepakati.
• Cantumkan Incoterms yang sesuai.
• Tanda tangani dan stempel invoice.

2. Packing List:

• Buat tabel dengan kolom untuk nomor kotak/koli, deskripsi barang, jumlah, berat, dan dimensi.
• Gunakan nomor dan kode yang konsisten dengan commercial invoice.
• Pastikan packing list mudah dibaca dan dipahami.

3. Bill of Lading (B/L):

• Hubungi freight forwarder Anda untuk mendapatkan B/L.
• Pastikan semua informasi pada B/L akurat dan konsisten dengan dokumen lainnya.
• Periksa kembali detail seperti nama pengirim dan penerima, deskripsi barang, pelabuhan muat dan bongkar, dan juga freight charges.
• Tanda tangani B/L jika di perlukan.

4. Letter of Credit (L/C):

• Bekerjasamalah dengan bank Anda untuk membuka L/C.
• Pastikan semua syarat dan ketentuan L/C di pahami dengan jelas.
• Siapkan dokumen yang di perlukan sesuai dengan L/C.

5. Sertifikat Asal:

• Hubungi Kamar Dagang dan Industri untuk mendapatkan sertifikat asal.
• Siapkan dokumen yang di perlukan seperti commercial invoice dan packing list.
• Pastikan sertifikat asal di tandatangani dan di stempel oleh otoritas yang berwenang.

Tips:

• Gunakan template dokumen yang tersedia online atau dari freight forwarder Anda.
• Mintalah bantuan freight forwarder Anda untuk memastikan dokumen Anda lengkap dan akurat.
• Terjemahkan dokumen ke bahasa Inggris jika diperlukan.
• Simpan salinan semua dokumen untuk referensi Anda.

Berikut beberapa sumber online yang dapat membantu Anda:

• International Chamber of Commerce: https://en.wikipedia.org/wiki/International_Chamber_of_Commerce
• Federation of International Freight Forwarders Associations: https://www.youtube.com/channel/UCsQgS75HaWQoIUM2oxlLYrw
• World Customs Organization: https://www.wcoomd.org/

Fungsi Packing List dan Commercial Invoice

Packing list dan commercial invoice merupakan dua dokumen krusial dalam freight forwarding yang memainkan peran penting dalam kelancaran dan keamanan proses pengiriman barang. Berikut adalah penjelasan detail tentang fungsi dan manfaatnya:

1. Fungsi Packing List:

• Memastikan kelancaran pemeriksaan bea cukai: Petugas bea cukai menggunakan packing list untuk memverifikasi isi dan jumlah barang yang dikirim, sehingga proses pemeriksaan dapat berjalan lebih cepat dan efisien.
• Memastikan semua barang diterima dengan benar: Packing list membantu penerima barang untuk memastikan bahwa semua barang yang dipesan telah di terima dengan lengkap dan akurat.
• Membantu dalam proses pengemasan dan gudang: Packing list membantu dalam proses pengemasan dan penyimpanan barang di gudang, dengan memberikan informasi tentang jenis, jumlah, dan juga dimensi barang.
• Meningkatkan efisiensi dan profesionalisme: Penggunaan packing list menunjukkan profesionalisme dan efisiensi dalam proses pengiriman barang.

2. Fungsi Commercial Invoice:

• Menentukan nilai barang untuk bea cukai dan pajak: Commercial invoice menjadi dasar bagi otoritas bea cukai untuk menghitung bea masuk dan pajak yang harus di bayarkan.
• Membuktikan transaksi jual beli: Commercial invoice berfungsi sebagai bukti transaksi jual beli antara pembeli dan penjual.
• Menjelaskan syarat pembayaran: Commercial invoice menjelaskan detail tentang syarat pembayaran yang di sepakati antara pembeli dan penjual.
• Membantu dalam proses pembiayaan: Commercial invoice dapat di gunakan untuk mendapatkan pembiayaan dari bank atau lembaga keuangan lainnya.

Manfaat Penggunaan Packing List dan Commercial Invoice:

• Mempercepat proses pengiriman: Dengan informasi yang lengkap dan akurat, proses pemeriksaan bea cukai dan penerimaan barang dapat berjalan lebih cepat.
• Mengurangi risiko kesalahan: Penggunaan packing list dan commercial invoice dapat membantu mengurangi risiko kesalahan dalam proses pengiriman barang.
• Meningkatkan transparansi: Kedua dokumen ini memberikan transparansi kepada semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman barang.
• Membangun kepercayaan: Penggunaan packing list dan commercial invoice menunjukkan profesionalisme dan membangun kepercayaan antara pembeli dan penjual.

Mengurus Customs Clearance

Customs clearance atau pembersihan pabean merupakan proses yang wajib di lalui saat mengimpor atau mengekspor barang. Proses ini melibatkan pemeriksaan barang oleh otoritas bea cukai untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan pembayaran bea masuk dan pajak yang berlaku.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengurus customs clearance:

1. Persiapan:

• Siapkan dokumen yang diperlukan:
  • Commercial invoice
  • Packing list
  • Bill of lading
  • Letter of credit (jika ada)
  • Sertifikat asal
  • Izin impor/ekspor (jika diperlukan)
  • Dokumen lainnya yang di syaratkan oleh negara tujuan
• Pahami peraturan bea cukai:
  • Pelajari peraturan bea cukai negara tujuan, termasuk tarif bea masuk, pajak, dan larangan impor/ekspor.
  • Gunakan HS Code (Harmonized System Code) untuk mengklasifikasikan barang Anda dengan benar.
• Hubungi freight forwarder:
  • Freight forwarder dapat membantu Anda dalam proses customs clearance dengan pengetahuan dan pengalaman mereka.

2. Pemrosesan:

• Ajukan deklarasi pabean:
  • Isi formulir deklarasi pabean dengan informasi yang lengkap dan akurat.
  • Sertakan semua dokumen yang diperlukan.
• Pemeriksaan barang:
  • Petugas bea cukai akan memeriksa barang Anda untuk memastikan kesesuaian dengan deklarasi pabean.
  • Pemeriksaan fisik mungkin dilakukan, tergantung pada jenis barang dan profil risiko.
• Pembayaran bea masuk dan pajak:
  • Bayar bea masuk dan pajak yang dihitung berdasarkan nilai barang dan peraturan bea cukai.

3. Penyelesaian:

• Penerbitan izin pelepasan:
  • Setelah semua proses selesai, otoritas bea cukai akan mengeluarkan izin pelepasan untuk barang Anda.
• Pengiriman barang:
  • Freight forwarder akan mengantarkan barang Anda ke alamat tujuan.

Tips:

• Gunakan jasa freight forwarder yang berpengalaman:
  • Freight forwarder dapat membantu Anda dalam proses customs clearance dengan pengetahuan dan pengalaman mereka.
• Siapkan dokumen yang lengkap dan akurat:
  • Pastikan semua dokumen yang diperlukan lengkap dan akurat untuk menghindari penundaan.
• Pahami peraturan bea cukai:
  • Pelajari peraturan bea cukai negara tujuan untuk menghindari masalah.
• Lakukan komunikasi yang baik:
  • Berkomunikasi dengan freight forwarder dan otoritas bea cukai untuk memastikan kelancaran proses.

Mengurus customs clearance bisa menjadi proses yang kompleks, namun dengan persiapan dan pengetahuan yang matang, Anda dapat menavigasi jalur bea cukai dengan lancar dan efisien.

Dokumen untuk Pengiriman Barang Berbahaya

Pengiriman barang berbahaya (Dangerous Goods/DG) memerlukan perhatian khusus dan kepatuhan terhadap peraturan yang ketat. Selain dokumen standar freight forwarding, terdapat beberapa dokumen tambahan yang wajib disertakan untuk memastikan kelancaran dan keamanan proses pengiriman.

Dokumen Utama:

• Material Safety Data Sheet (MSDS): Berisi informasi penting tentang sifat bahaya barang, seperti sifat fisik dan kimia, potensi bahaya, tindakan pencegahan, dan juga penanganan darurat.
• Dangerous Goods Declaration: Dinyatakan oleh pengirim, berisi informasi tentang klasifikasi DG, nama pengiriman yang tepat, nomor UN, kelompok pengemasan, dan juga jumlah barang.
• Sertifikat Pelatihan Kesadaran DG: Dinyatakan oleh pengirim, untuk kemudian menunjukkan bahwa orang yang terlibat dalam pengemasan dan pengiriman telah menerima pelatihan tentang DG.

Dokumen Pendukung:

• Tanda dan Label DG: Ditempelkan pada kemasan barang, menunjukkan klasifikasi DG dan informasi penting lainnya.
• Lisensi Pengirim DG: Diperlukan untuk beberapa jenis DG, menunjukkan bahwa pengirim telah disetujui untuk menangani dan mengirim DG.
• Izin Pengiriman DG: Diperlukan untuk beberapa jenis DG, menunjukkan persetujuan otoritas terkait untuk pengiriman.

Peraturan dan Persyaratan:

• IATA Dangerous Goods Regulations (DGR): Mengatur pengiriman DG melalui udara.
• IMDG Code: Mengatur pengiriman DG melalui laut.
• ADR: Mengatur pengiriman DG melalui darat.
• RID: Mengatur pengiriman DG melalui kereta api.

Tips:

• Gunakan jasa freight forwarder yang berpengalaman dalam menangani DG.
• Pastikan semua dokumen lengkap dan akurat.
• Patuhi peraturan dan persyaratan yang berlaku.
• Lakukan komunikasi yang baik dengan freight forwarder dan otoritas terkait.

Mengurus pengiriman DG bisa menjadi proses yang kompleks dan penuh risiko. Dengan persiapan yang matang dan kepatuhan terhadap peraturan, Anda dapat memastikan kelancaran dan keamanan proses pengiriman.

Dokumen untuk Pengiriman Hewan Hidup

Pengiriman hewan hidup membutuhkan perhatian khusus untuk memastikan kesejahteraan dan keamanan hewan selama perjalanan. Selain dokumen standar freight forwarding, beberapa dokumen tambahan diperlukan untuk kelancaran proses pengiriman.

Dokumen Utama:

• Sertifikat Kesehatan Hewan: Di nyatakan oleh dokter hewan resmi, menunjukkan bahwa hewan dalam kondisi sehat dan bebas dari penyakit menular.
• Izin Ekspor/Impor Hewan: Di perlukan untuk mengimpor atau mengekspor hewan, menunjukkan persetujuan otoritas terkait di negara asal dan tujuan.
• Surat Keterangan Asal Hewan: Menunjukkan asal hewan, berguna untuk melacak dan mengendalikan penyakit hewan.

Dokumen Pendukung:

• Vaksinasi dan Sertifikat Kesehatan: Bukti vaksinasi dan sertifikat kesehatan yang di perlukan untuk beberapa jenis hewan.
• Izin Karantina Hewan: Di perlukan untuk beberapa jenis hewan, dan juga menunjukkan bahwa hewan telah di karantina dan bebas dari penyakit.
• CITES Permit: Di perlukan untuk spesies hewan yang di lindungi oleh Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Flora and Fauna (CITES).

Peraturan dan Persyaratan:

• IATA Live Animals Regulations: Mengatur pengiriman hewan hidup melalui udara.
• IMDG Code: Mengatur pengiriman hewan hidup melalui laut.
• OIE Terrestrial Manual: Standar internasional untuk kesehatan hewan dan perdagangan hewan.

Tips:

• Gunakan jasa freight forwarder yang berpengalaman dalam menangani hewan hidup.
• Pastikan semua dokumen lengkap dan akurat.
• Patuhi peraturan dan persyaratan yang berlaku.
• Siapkan kandang yang sesuai dengan jenis dan ukuran hewan.
• Pastikan hewan mendapatkan makanan, air, dan juga  istirahat yang cukup selama perjalanan.

Pengiriman hewan hidup dapat menjadi proses yang kompleks dan penuh risiko. Dengan persiapan yang matang dan kepatuhan terhadap peraturan, Anda dapat memastikan kesejahteraan dan keamanan hewan selama perjalanan.

Dokumen untuk Pengiriman Karya Seni

Pengiriman karya seni membutuhkan perhatian khusus untuk memastikan keamanan dan keutuhan karya seni selama perjalanan. Selain dokumen standar freight forwarding, beberapa dokumen tambahan di perlukan untuk kelancaran proses pengiriman.

Dokumen Utama:

• Sertifikat Asal: Di nyatakan oleh otoritas terkait di negara asal, menunjukkan asal karya seni dan penciptanya.
• Izin Ekspor/Impor Karya Seni: Di perlukan untuk mengimpor atau mengekspor karya seni, yang mana menunjukkan persetujuan otoritas terkait di negara asal dan tujuan.
• Faktur: Menunjukkan nilai dan deskripsi karya seni.
• Packing List: Mencantumkan detail karya seni yang di kemas, seperti judul, dimensi, dan juga bahan.

Dokumen Pendukung:

• Asuransi: Melindungi karya seni dari kerusakan atau kehilangan selama perjalanan.
• Laporan Kondisi: Mencatat kondisi karya seni sebelum pengiriman.
• Perjanjian Peminjaman (jika ada): Digunakan untuk peminjaman karya seni antar museum atau galeri.

Peraturan dan Persyaratan:

• Konvensi UNESCO tentang Perlindungan dan Promosi Keanekaragaman Ekspresi Budaya: Mengatur pergerakan karya seni antar negara.
• Peraturan bea cukai negara asal dan tujuan: Mengatur persyaratan untuk impor dan ekspor karya seni.

Tips:

• Gunakan jasa freight forwarder yang berpengalaman dalam menangani karya seni.
• Pastikan semua dokumen lengkap dan akurat.
• Patuhi peraturan dan persyaratan yang berlaku.
• Kemas karya seni dengan hati-hati dan profesional.
• Gunakan asuransi untuk melindungi karya seni dari kerusakan atau kehilangan.

Pengiriman karya seni dapat menjadi proses yang kompleks dan penuh risiko. Dengan persiapan yang matang dan kepatuhan terhadap peraturan, Anda dapat memastikan keamanan dan keutuhan karya seni selama perjalanan.

Dokumen untuk Pengiriman Barang ke Negara Tertentu

Setiap negara memiliki persyaratan dan dokumen khusus untuk impor barang. Berikut adalah beberapa dokumen yang mungkin di perlukan untuk pengiriman barang ke negara tertentu, contohnya:

Dokumen Dasar:

• Commercial Invoice: Menunjukkan nilai dan deskripsi barang.
• Packing List: Mencantumkan detail barang yang di kemas, seperti jenis, jumlah, dan juga dimensi.
• Bill of Lading (B/L): Bukti kontrak antara pengirim dan freight forwarder untuk mengangkut barang.
• Sertifikat Asal: Di nyatakan oleh otoritas terkait di negara asal, yang mana menunjukkan asal barang, dan juga penciptanya (untuk produk tertentu).

Dokumen Tambahan:

• Izin Impor: Di perlukan untuk beberapa jenis barang di beberapa negara.
• Lisensi Ekspor: Di perlukan untuk beberapa jenis barang di negara asal.
• Sertifikat Keamanan dan Mutu: Di perlukan untuk beberapa jenis barang, seperti makanan, obat-obatan, dan juga produk elektronik.
• Dokumen khusus negara: Beberapa negara memiliki dokumen khusus yang di perlukan untuk impor barang, contohnya:
  • Label HS Code: Di perlukan untuk klasifikasi barang di bea cukai.
  • Dokumen fumigasi: Di perlukan untuk beberapa jenis produk kayu.
  • Dokumen inspeksi pra-pengiriman: Di perlukan untuk beberapa jenis barang di beberapa negara.

Kesimpulan

Pengiriman barang, baik domestik maupun internasional, dapat menjadi proses yang kompleks dengan berbagai dokumen dan peraturan yang perlu di patuhi. Artikel ini telah membahas beberapa jenis dokumen penting untuk berbagai jenis barang, seperti barang berbahaya, hewan hidup, karya seni, dan juga barang ke negara tertentu.

Berikut adalah beberapa poin penting yang perlu di ingat:

• Setiap jenis barang memiliki persyaratan dokumen yang berbeda. Pastikan Anda memahami dokumen apa saja yang di perlukan untuk jenis barang yang Anda kirim.
• Patuhi peraturan dan persyaratan yang berlaku. Kegagalan untuk mematuhi peraturan dapat mengakibatkan denda, penundaan, atau bahkan penyitaan barang.
• Gunakan jasa freight forwarder yang berpengalaman. Freight forwarder dapat membantu Anda dengan semua aspek proses pengiriman, termasuk dokumentasi, kepatuhan peraturan, dan juga pengaturan transportasi.
• Siapkan dokumen dengan lengkap dan akurat. Kesalahan dalam dokumen dapat menyebabkan keterlambatan dan biaya tambahan.
• Komunikasi yang baik dengan freight forwarder dan otoritas terkait. Pastikan semua pihak yang terlibat memiliki informasi yang sama tentang pengiriman.

Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat memastikan kelancaran dan keamanan pengiriman barang Anda.

muatmuat

Bergabunglah dengan muatmuat untuk mendapatkan lebih banyak peluang muatan truk yang datang dari mana saja, maka dari itu harus di manfaatkan dengan baik. Apakah Anda memiliki truk tetapi tidak tahu cara mencari muatan? Anda dapat menggunakan fitur kami di antaranya lelang / tender muatan dan instatnt order dalam mencari muatan. Di muatmuat kamu bisa menambah peluang muatanmu menjadi lebih besar.

Pertama, lihat jenis truk yang Anda miliki dan cari tahu berapa daya angkutnya. Jangan khawatir dengan harga yang di sebutkan karena nantinya Anda bisa bernegosiasi langsung dengan pihak Shipper secara transparan. Jadi, kepuasan bisa di rasakan bersama oleh seluruh pihak.

Informasi muatan yang di hadirkan muatmuat juga bervariatif, karena setiap harinya banyak permintaan yang masuk di aplikasi muatmuat.

Lalu bagi Anda yang sebaliknya mempunyai kebutuhan dalam pengiriman atau memiliki muatan, baik untuk keperluan bisnis atau pengiriman lainnya, segera gabung dan akses kemudahan ekosistem logistik digital kami baik melalui website maupun aplikasi android untuk mendapatkan support pengiriman sesuai kebutuhan Anda!

Konsultasikan kebutuhan muatan kamu bersama kami sekarang!

Download aplikasi muatmuat di sini