muatmuat — Apa Itu Delivery Order? Pernahkah Anda menerima barang pesanan dan di dalamnya terdapat selembar kertas yang bertuliskan Delivery Order atau disingkat DO? Bagi Anda yang aktif dalam dunia logistik, pengiriman barang, atau e-commerce, istilah ini tentu sudah sangat familiar. Namun, tidak jarang dokumen ini sering kali dianggap sama dengan surat jalan atau bahkan invoice. Padahal, ketiganya memiliki fungsi dan peran yang sangat berbeda dalam rantai pasok.
Memahami apa itu Delivery Order sangat penting, baik bagi pebisnis maupun konsumen. Dokumen ini bukan sekadar kertas biasa, melainkan instrumen vital yang memastikan setiap pengiriman berjalan sesuai pesanan, mengontrol inventaris gudang, dan menjadi bukti sah dalam transaksi jual beli.
Apa Itu Delivery Order?
Secara sederhana, apa itu Delivery Order? Delivery Order adalah sebuah dokumen resmi yang diterbitkan oleh penjual (supplier) sebagai perintah tertulis kepada bagian gudang untuk mengeluarkan barang pesanan pelanggan. Dokumen ini menjadi bukti otorisasi atau izin bagi staf gudang untuk menyiapkan, mengepak, dan menyerahkan barang kepada kurir atau pihak ekspedisi yang akan mengantarkannya ke alamat pembeli.
Bisa dibilang, DO adalah “kunci” yang membuka pintu gudang. Tanpa DO, pihak gudang tidak akan mengeluarkan barang. Dengan adanya dokumen ini, proses pengiriman menjadi lebih terstruktur dan transparan. Fungsi Delivery Order di sini adalah sebagai alat komunikasi internal yang memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan yang masuk, baik dari segi jenis, jumlah, maupun spesifikasi lainnya. Jadi, delivery order menjadi langkah pertama yang sangat krusial dalam rantai pasok sebelum barang benar-benar dikirimkan.
Fungsi Utama Delivery Order
Fungsi Delivery Order tidak hanya sebatas izin pengeluaran barang. Dokumen ini memainkan peran yang sangat penting dalam memastikan seluruh proses pengiriman berjalan lancar, terorganisir, dan akurat. Berikut adalah beberapa fungsi utamanya:
- Sebagai Bukti Otorisasi Pengiriman DO adalah bukti resmi yang memberikan otorisasi kepada staf gudang untuk mengeluarkan barang pesanan. Dengan adanya dokumen ini, gudang tidak akan salah kirim atau mengirim barang tanpa instruksi jelas dari pihak penjualan. Ini adalah langkah awal yang memastikan setiap pengiriman punya landasan hukum dan internal yang kuat.
- Alat Kontrol Stok dan Inventaris Setiap DO yang di keluarkan harus di catat dengan baik. Dokumen ini membantu bagian gudang untuk melacak dan mencatat jumlah barang yang telah keluar. Dengan demikian, laporan stok barang (inventaris) menjadi lebih akurat. Hal ini sangat penting untuk perencanaan dan manajemen stok di masa mendatang.
- Panduan Jelas untuk Kurir atau Ekspedisi Ketika barang sudah siap, DO akan di serahkan bersamaan dengan barang tersebut kepada kurir atau pihak pengiriman. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan yang berisi informasi lengkap, seperti detail barang, jumlah, alamat tujuan, dan kontak penerima. Kurir dapat menggunakan DO sebagai rujukan agar tidak terjadi kesalahan pengiriman.
- Menghindari Kesalahan Pengiriman Dengan adanya DO yang terperinci, risiko pengiriman barang yang salah, baik dari segi jenis maupun jumlah, dapat di minimalkan. Jika terjadi kesalahan, DO dapat digunakan sebagai alat untuk memverifikasi ulang pesanan. Ini membantu menjaga kepuasan pelanggan dan mengurangi kemungkinan komplain.
- Pendukung Proses Penagihan Meskipun bukan dokumen penagihan, DO sering kali di lampirkan bersama invoice. Dokumen ini menjadi bukti bahwa barang telah di siapkan dan di kirim, sehingga proses penagihan kepada pelanggan menjadi lebih kuat dan tidak bisa di bantah.
Komponen yang Wajib Ada dalam Delivery Order
Sebuah format Delivery Order yang baik bukan sekadar lembaran kosong. Agar dapat berfungsi sebagai dokumen resmi yang sah dan akurat, ada beberapa komponen penting yang wajib tercantum di dalamnya. Informasi-informasi ini memastikan tidak ada kebingungan antara semua pihak yang terlibat, mulai dari penjual, gudang, hingga kurir dan pembeli.
Berikut adalah komponen-komponen utama yang harus ada dalam sebuah Delivery Order:
- Nama dan Alamat Perusahaan (Penjual): Ini adalah informasi dasar yang menunjukkan siapa pihak yang menerbitkan DO. Komponen ini mencakup nama perusahaan, alamat lengkap, dan detail kontak yang bisa di hubungi.
- Nomor DO yang Unik: Setiap DO harus memiliki nomor unik. Fungsinya mirip dengan nomor resi, yaitu sebagai identifikasi yang mempermudah pelacakan dan pencatatan. Nomor ini sangat penting untuk proses administrasi dan audit di kemudian hari.
- Tanggal Penerbitan: Tanggal kapan DO di buat atau di terbitkan harus jelas. Ini penting untuk mengukur waktu pemrosesan pesanan dan menjadi referensi jika ada masalah terkait waktu pengiriman.
- Nama dan Alamat Pelanggan (Penerima): Tentu saja, informasi ini adalah hal krusial. Alamat tujuan yang lengkap dan benar, serta nama penerima yang jelas, sangat di butuhkan agar barang tidak salah kirim.
- Detail Barang: Ini adalah inti dari dokumen DO. Komponen ini mencakup daftar barang yang dikirim secara terperinci, seperti:
- Nama produk atau deskripsi barang.
- Kode produk atau SKU (Stock Keeping Unit).
- Jumlah barang yang akan di keluarkan (kuantitas).
- Satuan barang (misalnya: unit, kardus, pak).
- Kolom Tanda Tangan dan Stempel: Di bagian akhir, biasanya di sediakan tempat untuk tanda tangan dan stempel dari pihak-pihak terkait. Ini termasuk tanda tangan dari pihak gudang yang mengeluarkan barang dan pihak kurir yang menerima barang, sebagai bukti serah terima yang sah.
Dengan adanya semua komponen di atas, Delivery Order menjadi dokumen yang lengkap dan dapat di pertanggungjawabkan. Semua pihak dapat menggunakan informasi ini sebagai acuan yang valid dalam setiap tahap proses pengiriman.
Perbedaan Delivery Order, Surat Jalan, dan Invoice
Ini adalah bagian yang paling sering menimbulkan kebingungan dalam dunia logistik. Banyak orang menganggap Delivery Order, surat jalan, dan invoice adalah dokumen yang sama. Padahal, ketiganya memiliki peran, fungsi, dan waktu penggunaan yang sangat berbeda. Memahami perbedaannya adalah kunci untuk mengelola proses pengiriman dan keuangan bisnis dengan benar.
Mari kita lihat perbedaannya secara mendalam dalam tabel berikut:
Jadi, bisa di simpulkan bahwa Delivery Order adalah dokumen internal yang mengawali proses, surat jalan adalah dokumen eksternal yang menemani barang selama perjalanan, sementara invoice adalah dokumen keuangan yang menutup proses transaksi. Ketiganya adalah bagian dari satu kesatuan proses jual beli, namun dengan tugas yang berbeda.
Kesimpulan
Pada akhirnya, Delivery Order atau DO bukan sekadar selembar kertas, melainkan salah satu elemen terpenting dalam proses logistik dan pengiriman. Dokumen ini adalah “komandan” yang memberikan perintah untuk mengeluarkan barang, alat kontrol stok yang efektif, dan bukti sahih yang memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan.
Dengan memahami apa itu Delivery Order dan fungsinya yang krusial, serta membedakannya secara jelas dari surat jalan dan invoice, Anda dapat mengelola operasional bisnis Anda dengan lebih terstruktur, minim kesalahan, dan efisien. Pengetahuan ini sangat berharga untuk memastikan kepuasan pelanggan dan kelancaran alur kerja di setiap tahap transaksi.
muatmuat
Bergabunglah dengan muatmuat untuk mendapatkan lebih banyak peluang muatan truk yang datang dari mana saja harus di manfaatkan dengan baik. Apakah Anda memiliki truk tetapi tidak tahu cara mencari muatan? Anda dapat menggunakan fitur kami di antaranya lelang / tender muatan dan instatnt order dalam mencari muatan.
Di muatmuat kamu bisa menambah peluang muatanmu menjadi lebih besar.
Pertama, lihat jenis truk yang Anda miliki dan cari tahu berapa daya angkutnya. Jangan khawatir dengan harga yang di sebutkan karena nantinya Anda bisa bernegosiasi langsung dengan pihak Shipper secara transparan. Jadi, kepuasan bisa di rasakan bersama oleh seluruh pihak.
Informasi muatan yang di hadirkan muatmuat juga bervariatif, karena setiap harinya banyak permintaan yang masuk di aplikasi muatmuat.
Lalu bagi Anda yang sebaliknya mempunyai kebutuhan dalam pengiriman atau memiliki muatan, baik untuk keperluan bisnis atau pengiriman lainnya, segera gabung dan akses kemudahan ekosistem logistik digital kami baik melalui website maupun aplikasi android untuk mendapatkan support pengiriman sesuai kebutuhan Anda!
Konsultasikan kebutuhan muatan kamu bersama kami sekarang!
Download aplikasi muatmuat di sini
