muatmuat — Apa Itu Procurement? Setiap perusahaan, besar maupun kecil, memiliki satu kesamaan fundamental: mereka harus mendapatkan sumber daya—baik itu barang, jasa, atau bahan baku—untuk menjalankan operasionalnya. Namun, proses ini jauh lebih dari sekadar “membeli” sesuatu. Di balik layar, ada sebuah fungsi bisnis yang strategis dan kompleks yang dikenal sebagai procurement atau pengadaan.
Bagi banyak orang, istilah ini mungkin terdengar asing atau bahkan membingungkan. Padahal, procurement adalah tulang punggung dari kelancaran operasional dan profitabilitas sebuah perusahaan. Tanpa proses pengadaan yang efisien, bisnis bisa menghadapi berbagai masalah, mulai dari biaya yang membengkak, keterlambatan produksi, hingga kualitas produk yang buruk.
Melalui artikel ini, kita akan mengupas tuntas apa itu procurement dengan bahasa yang sederhana. Kita akan menelusuri definisi aslinya, membedakannya dari istilah lain seperti purchasing, serta mempelajari tahapan-tahapan penting yang membentuk keseluruhan proses pengadaan. Dengan memahami panduan ini, Anda akan memiliki wawasan yang lebih dalam tentang bagaimana perusahaan mendapatkan nilai terbaik dari setiap pengeluaran dan mengapa peran procurement begitu penting dalam dunia bisnis modern.
Apa Itu Procurement?
Jika Anda berpikir procurement hanyalah tentang membeli barang, Anda hanya melihat sebagian kecil dari gambaran besarnya. Secara harfiah, pengertian procurement adalah proses strategis yang mencakup seluruh aktivitas untuk mendapatkan barang, jasa, atau pekerjaan dari sumber eksternal. Proses ini dimulai jauh sebelum transaksi pembelian itu sendiri terjadi dan berlanjut hingga barang atau jasa tersebut sudah digunakan.
Bayangkan sebuah perusahaan manufaktur yang membutuhkan bahan baku. Proses procurement tidak hanya sebatas memesan bahan baku tersebut. Ini melibatkan:
- Menganalisis kebutuhan apa yang sebenarnya diperlukan.
- Mencari dan menyeleksi pemasok atau vendor yang paling dapat diandalkan.
- Bernegosiasi untuk mendapatkan harga, kualitas, dan jangka waktu pengiriman terbaik.
- Menyiapkan dan mengelola kontrak yang mengikat secara hukum.
- Memastikan semua barang yang dikirim sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Jadi, procurement adalah sebuah siklus yang komprehensif. Ini adalah sebuah fungsi strategis yang bertujuan untuk memastikan perusahaan mendapatkan nilai terbaik dari setiap pengeluaran, mengurangi risiko, dan mendukung tujuan bisnis secara keseluruhan. Dalam esensinya, ini adalah seni dan ilmu untuk mendapatkan “apa yang Anda butuhkan, pada waktu yang tepat, dengan harga yang tepat, dan dari sumber yang tepat.”
Perbedaan Krusial antara Procurement dan Purchasing
Meskipun sering digunakan secara bergantian, procurement dan purchasing bukanlah hal yang sama. Keduanya memang berkaitan erat, namun memiliki cakupan, tujuan, dan fokus yang sangat berbeda. Memahami perbedaan ini adalah kunci untuk menjalankan operasi bisnis yang efisien.
Secara sederhana, purchasing (pembelian) adalah proses transaksional yang berfokus pada eksekusi atau “pembelian” itu sendiri. Ini adalah tindakan reaktif, di mana tim purchasing bertugas menanggapi permintaan pembelian yang sudah ada.
Sebaliknya, procurement adalah proses strategis yang jauh lebih luas dan proaktif. Tim procurement terlibat sejak awal, dari tahap perencanaan hingga evaluasi akhir, memastikan seluruh proses pengadaan memberikan nilai terbaik bagi perusahaan.
Untuk lebih jelasnya, mari kita lihat perbedaannya dalam tabel perbandingan berikut:
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Sebagai contoh, ketika sebuah tim marketing membutuhkan lisensi software baru, tim purchasing hanya akan memproses pemesanan dan pembayaran software tersebut. Sementara itu, tim procurement akan:
- Menganalisis kebutuhan tim marketing dan mencari solusi terbaik di pasar.
- Melakukan negosiasi harga dan syarat kontrak dengan vendor software tersebut.
- Membangun hubungan baik dengan vendor untuk potensi kerja sama di masa depan.
- Memastikan semua syarat dan ketentuan dalam kontrak meminimalkan risiko bagi perusahaan.
Singkatnya, purchasing adalah bagian dari procurement, bukan sebaliknya. Proses procurement yang strategis akan mengarahkan dan mengoptimalkan setiap kegiatan purchasing agar sesuai dengan tujuan besar perusahaan.
Tahapan Proses Procurement yang Efektif
Agar proses pengadaan berjalan efisien dan menghasilkan nilai maksimal, setiap langkah harus dilakukan dengan cermat. Proses procurement bukanlah tindakan satu kali, melainkan sebuah siklus yang terstruktur. Berikut adalah tahapan procurement yang umum dan harus dilalui oleh setiap perusahaan:
1. Identifikasi Kebutuhan (Needs Identification)
Semuanya dimulai dari sini. Sebuah departemen atau tim internal menyadari adanya kebutuhan akan barang atau jasa. Misalnya, tim IT butuh lisensi software baru atau tim produksi butuh bahan baku tambahan. Kebutuhan ini kemudian diterjemahkan menjadi permintaan resmi, sering kali disebut purchase requisition. Pada tahap ini, penting untuk mendefinisikan secara jelas apa yang dibutuhkan, berapa banyak, dan kapan.
2. Riset dan Seleksi Pemasok
Setelah kebutuhan teridentifikasi, tim procurement akan melakukan riset pasar untuk mencari calon pemasok atau vendor yang potensial. Tahap ini bisa melibatkan pengiriman Request for Proposal (RFP) atau Request for Information (RFI) untuk mendapatkan penawaran. Proses seleksi tidak hanya didasarkan pada harga, tetapi juga pada kualitas, reputasi, keandalan, dan kemampuan pemasok untuk memenuhi kebutuhan jangka panjang.
3. Negosiasi Kontrak dan Harga
Setelah calon pemasok terpilih, negosiasi pun dimulai. Tim procurement akan berdiskusi untuk mendapatkan harga, syarat pembayaran, jadwal pengiriman, dan ketentuan kontrak lainnya yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Kontrak yang jelas dan mengikat sangat penting untuk melindungi perusahaan dari potensi masalah di kemudian hari.
4. Pembuatan Purchase Order (PO)
Ini adalah tahap transaksional. Setelah kesepakatan tercapai, tim procurement akan membuat purchase order (PO). PO adalah dokumen resmi yang berfungsi sebagai otorisasi untuk pembelian, mencantumkan semua detail pesanan seperti jenis barang, jumlah, harga, dan syarat pengiriman. PO ini dikirimkan kepada pemasok sebagai instruksi resmi.
5. Pengiriman, Penerimaan, dan Inspeksi
Pemasok kemudian akan mengirimkan barang atau menyediakan jasa sesuai dengan PO. Saat barang tiba, tim penerima akan melakukan inspeksi untuk memastikan kualitas dan jumlahnya sesuai dengan yang dipesan. Dokumen penerimaan (goods receipt) dibuat sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik.
6. Pembayaran Faktur
Setelah barang diterima dan diinspeksi, pemasok akan mengirimkan faktur atau tagihan. Tim procurement atau tim keuangan akan memproses faktur tersebut, mencocokkannya dengan purchase order dan dokumen penerimaan, lalu melakukan pembayaran sesuai dengan syarat yang telah disepakati.
7. Evaluasi Kinerja Pemasok
Proses procurement tidak berakhir setelah pembayaran. Penting untuk mengevaluasi kinerja pemasok secara berkala. Hal ini bertujuan untuk memastikan kualitas produk atau layanan tetap terjaga dan membangun hubungan yang kuat untuk kerja sama di masa depan. Evaluasi ini juga menjadi masukan berharga untuk proses procurement berikutnya.
Dengan mengikuti tahapan ini, sebuah perusahaan dapat memastikan bahwa setiap pengeluaran dilakukan secara strategis dan efisien, menghasilkan manfaat maksimal bagi bisnis.
Fungsi dan Manfaat Procurement yang Optimal
Ketika di jalankan dengan optimal, procurement bukan hanya sekadar bagian dari operasional, melainkan sebuah fungsi strategis yang memberikan manfaat signifikan bagi perusahaan. Proses pengadaan yang baik dapat menghemat uang, mengurangi risiko, dan bahkan menjadi sumber keunggulan kompetitif.
1. Pengendalian Biaya dan Penghematan Anggaran
Ini adalah salah satu fungsi utama dari procurement. Dengan melakukan riset pasar yang mendalam, negosiasi yang efektif, dan memilih pemasok yang paling kompetitif, tim procurement dapat memastikan perusahaan mendapatkan harga terbaik. Penghematan ini bukan hanya dari harga beli, tetapi juga dari pengurangan biaya logistik, inventaris, dan biaya tersembunyi lainnya yang sering tidak di sadari.
2. Pengurangan Risiko dan Peningkatan Kualitas
Proses procurement yang efektif berperan sebagai “penjaga gerbang” untuk kualitas. Dengan melakukan evaluasi pemasok secara ketat, tim procurement memastikan bahwa barang atau jasa yang di terima memenuhi standar yang di tetapkan. Selain itu, dengan membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok yang andal, risiko pasokan (seperti keterlambatan pengiriman atau kegagalan produk) dapat di minimalkan, memastikan kelancaran rantai pasokan.
3. Efisiensi Operasional
Sistem procurement yang terstruktur dan terotomatisasi (sering di sebut e-procurement) dapat menyederhanakan alur kerja. Misalnya, proses persetujuan yang dulunya memakan waktu berhari-hari kini bisa selesai dalam hitungan jam. Efisiensi ini memungkinkan tim untuk fokus pada tugas-tugas strategis lainnya daripada terjebak dalam pekerjaan administratif, sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
4. Peningkatan Transparansi dan Akuntabilitas
Melalui dokumentasi yang rapi dan proses yang jelas, procurement menciptakan transparansi. Setiap pengeluaran dapat di lacak dan di pertanggungjawabkan, mulai dari permintaan awal hingga pembayaran faktur. Ini tidak hanya membantu dalam audit, tetapi juga meminimalkan risiko praktik bisnis yang tidak etis, seperti korupsi atau kolusi, yang dapat merugikan perusahaan.
5. Peningkatan Hubungan dengan Pemasok
Tim procurement yang proaktif akan berinvestasi dalam membangun hubungan yang kuat dan saling menguntungkan dengan para pemasok. Hubungan ini sering kali membuka peluang untuk mendapatkan diskon khusus, prioritas pengiriman, dan bahkan kolaborasi dalam inovasi produk atau layanan baru.
Singkatnya, procurement yang di optimalkan mengubah cara perusahaan menghabiskan uang, menjadikannya investasi strategis yang memberikan hasil berkelanjutan dalam bentuk efisiensi, kualitas, dan keuntungan.
Strategi untuk Meningkatkan Proses Procurement
Untuk memastikan procurement berjalan dengan optimal, perusahaan harus melangkah lebih jauh dari sekadar mengikuti tahapan dasar. Berikut adalah beberapa strategi penting yang dapat di terapkan untuk meningkatkan proses pengadaan, menghemat biaya, dan menciptakan keunggulan kompetitif.
1. Sentralisasi Procurement
Salah satu strategi paling efektif adalah memusatkan semua aktivitas pengadaan di satu departemen. Ketika setiap departemen (misalnya, IT, marketing, dan HR) membeli barang atau jasa secara terpisah, seringkali terjadi duplikasi dan hilangnya kekuatan negosiasi. Dengan memusatkan procurement, perusahaan bisa:
- Mendapatkan volume diskon yang lebih besar, karena pembelian dalam jumlah besar.
- Memastikan standardisasi produk dan layanan yang di beli.
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam seluruh proses pengeluaran.
2. Adopsi Teknologi (E-procurement)
Di era digital, software procurement atau e-procurement adalah game-changer. Sistem ini mengotomatisasi banyak tugas manual, seperti pembuatan purchase order, pelacakan pesanan, dan pemrosesan faktur. Manfaatnya sangat besar:
- Mengurangi kesalahan manusia dan dokumen yang hilang.
- Mempercepat alur kerja dan waktu siklus dari permintaan hingga pembayaran.
- Menyediakan data dan analisis real-time, membantu tim procurement membuat keputusan yang lebih cerdas.
- Meningkatkan komunikasi antara semua pihak, termasuk pemasok.
3. Kolaborasi Strategis dengan Pemasok
Hubungan dengan pemasok tidak boleh sebatas pembeli dan penjual. Dengan berkolaborasi secara strategis, perusahaan dapat membangun kemitraan yang saling menguntungkan. Ini bisa termasuk:
- Berbagi informasi tentang perkiraan kebutuhan di masa depan.
- Bekerja sama dalam inovasi produk atau perbaikan proses.
- Menyepakati perjanjian jangka panjang yang menjamin pasokan stabil dan harga yang kompetitif.
4. Analisis Data Berkelanjutan
Data adalah aset berharga dalam procurement. Menganalisis data pengeluaran (misalnya, siapa yang membeli, apa yang di beli, dan dari siapa) dapat mengungkapkan pola dan peluang penghematan yang tidak terlihat. Analisis ini membantu tim procurement untuk:
- Mengidentifikasi area di mana biaya bisa di kurangi.
- Menemukan pemasok alternatif yang lebih baik.
- Memprediksi tren pengeluaran di masa depan untuk perencanaan yang lebih baik.
Dengan menerapkan strategi-strategi ini, procurement akan berubah dari sekadar fungsi administratif menjadi mesin pendorong pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Kesimpulan
Setelah mengupas tuntas apa itu procurement, dari definisinya yang lebih dari sekadar membeli, perbedaannya dengan purchasing, hingga tahapan dan strateginya, satu hal menjadi sangat jelas: procurement adalah fungsi strategis yang vital bagi setiap bisnis.
Ini bukanlah sekadar pekerjaan administratif untuk mengisi permintaan barang. Sebaliknya, procurement adalah investasi yang berperan langsung dalam efisiensi biaya, pengelolaan risiko, dan keberlanjutan operasional perusahaan. Dengan proses yang terstruktur dan di dukung oleh strategi yang tepat, sebuah perusahaan dapat mengubah pengeluaran menjadi sumber nilai, memastikan setiap rupiah yang di keluarkan memberikan hasil maksimal.
Singkatnya, procurement adalah kunci untuk mendapatkan apa yang Anda butuhkan, pada waktu yang tepat, dengan harga yang optimal, dan dari sumber yang terpercaya. Memahami dan mengoptimalkan fungsi ini tidak hanya akan membantu perusahaan bertahan, tetapi juga berkembang dan bersaing di pasar yang semakin kompleks.
muatmuat
Bergabunglah dengan muatmuat untuk mendapatkan lebih banyak peluang muatan truk yang datang dari mana saja harus di manfaatkan dengan baik. Apakah Anda memiliki truk tetapi tidak tahu cara mencari muatan? Anda dapat menggunakan fitur kami di antaranya lelang / tender muatan dan instatnt order dalam mencari muatan.
Di muatmuat kamu bisa menambah peluang muatanmu menjadi lebih besar.
Pertama, lihat jenis truk yang Anda miliki dan cari tahu berapa daya angkutnya. Jangan khawatir dengan harga yang di sebutkan karena nantinya Anda bisa bernegosiasi langsung dengan pihak Shipper secara transparan. Jadi, kepuasan bisa di rasakan bersama oleh seluruh pihak.
Informasi muatan yang di hadirkan muatmuat juga bervariatif, karena setiap harinya banyak permintaan yang masuk di aplikasi muatmuat.
Lalu bagi Anda yang sebaliknya mempunyai kebutuhan dalam pengiriman atau memiliki muatan, baik untuk keperluan bisnis atau pengiriman lainnya, segera gabung dan akses kemudahan ekosistem logistik digital kami baik melalui website maupun aplikasi android untuk mendapatkan support pengiriman sesuai kebutuhan Anda!
Konsultasikan kebutuhan muatan kamu bersama kami sekarang!
Download aplikasi muatmuat di sini
